La segreteria è nel nostro istituto l’unico ufficio presente e gestisce tutte le pratiche necessarie per l’amministrazione, per il personale e anche le relazioni con il pubblico.
La normativa prevede come obbligatoria, per i siti di Pubblica Amministrazione (PA), una pagina dedicata all’ Ufficio Relazioni con il Pubblico – URP.

Responsabile dell’ufficio è il Direttore dei Servizi Generali ed amministrativi (DSGA) – Peliccioli Patrizia

ORGANIZZAZIONE SERVIZI GENERALI – ASSISTENTI AMMINISTRATIVI a.s. 2020/2021

Il personale in servizio per l’anno scolastico 2020/2021 in organico di fatto è di quattro unità a tempo pieno; con nota n. 6278 del 20.08.2020 dell’Ufficio III – Ambito Territoriale di Bergamo- l’organico di fatto del profilo di Assistente Amministrativo è stato incrementato di 12 ore; con nota prot.n. 8629 del 24/09/2020 dell’Ufficio III – Ambito Territoriale di Bergamo, sono state assegnate n. 3 unità di Collaboratore Scolastico per l’emergenza Covid.
L’ufficio di segreteria è organizzato per Area: ad ogni area sono assegnate unità che, pur nell’ambito di una funzionale suddivisione dei compiti, devono gestire il settore in maniera unitaria, assicurando la massima collaborazione fra loro.
Per quanto riguarda i compiti e le mansioni, si propongono le seguenti attribuzioni elencate in sintesi e per grandi aree non esaustive della complessità del lavoro quotidiano del personale amministrativo incaricato:

DRAGONETTI Caterina – Area Affari Generali e Protocollo (T.I. 36/36 ore)

• Gestione segreteria digitale, smistamento, fascicolazione, catalogazione e archiviazione della corrispondenza in entrata (si precisa che la protocollazione e l’invio della corrispondenza in uscita verrà effettuata direttamente dai rispettivi responsabili della pratica)
• Scarico posta email PEO e PEC ministeriale, news MI, USR, AT, etc.. e successivo smistamento agli uffici preposti alle singole pratiche
• Corrispondenza e rapporti con Enti e Istituzioni
• Circolari Docenti – Genitori (in base alle richieste di Dirigente, 1° Collaboratore con funzione Vicaria e DSGA): pubblicazione sul sito web della scuola e invio tramite email o registro elettronico (bacheca) al personale e all’utenza interessata
• Corrispondenza del Dirigente Scolastico
• Cura della banca dati email (docenti, ATA, utenza, etc.) in modo che sia sempre aggiornata
• Informazione esterna ed interna (rapporti con gli uffici e l’utenza – comunicazioni istituzionali)
• Rapporti con il Comune di Ranica: comunicazioni e richieste manutenzioni varie
• Gestione presenze personale e classi in occasione di scioperi e assemblee sindacali
• Convocazione Organi Collegiali e Commissioni con archiviazione documentazione relativa.

ACERBIS Elena – Area Amministrativa (T.D. 12/36 ore)

• Gestione registro F.C.
• Gestione viaggi di istruzione e attività sportive
• Verifica autocertificazioni (con supervisione del Responsabile Area Personale – Monardo)
• Riscontri e registrazione firme di presenza ATA
• Nomine incarichi personale scolastico (Docenti e ATA)
• Fascicoli personali docenti e ATA (con supervisione del Responsabile Area Personale – Monardo)
• Aggiornamento del personale: invio Calendari, elenchi, certificazioni e attestati

PAUSATA MARIA GRAZIA – Area Contabile (T.D. 36/36 ore)

• Acquisizione di beni e servizi e per la gestione del PDS (verifiche giacenze, acquisti, contratti esperti, preventivi, ordini, gare d’appalto, controllo e consegna materiale, fatture e collaudi), in collaborazione con DSGA
• Monitoraggio delle pratiche condotte dall’ A.A. Salvi
• Pratiche connesse alle attività del DPO
• Liquidazioni personale
• Ricerca supplenti temporanei

MONARDO Giuseppe – Area del Personale – Sportello Personale (T.I. 36/36 ore)

• Gestione giuridica, movimenti ed assenze personale docente ed ATA
• Organico personale docente ed ATA (tenuta assegnazione docenti/sezioni/classi; nomine; pratiche Part-Time, rilevazioni e aggiornamenti sui portali, anche per casi specifici
• Gestione Contratti personale Docente ed ATA; controllo documentazione di rito; comunicazioni al Centro dell’Impiego
• Gestione informatizzata pratiche giuridiche ed economiche (ricostruzioni di carriera, dichiarazione servizi, applicazione CCNL)
• Ore eccedenti per sostituzione docenti assenti
• Rapporti con la Ragioneria Provinciale dello Stato e INPS
• Gestione Graduatorie Permanenti e d’Istituto – ricerca supplenti temporanei
• Elaborazione TFR/Gestione pratiche di disoccupazione personale supplente
• Certificati di servizio
• Procedimenti pensionistici e trattamento di fine rapporto
• Informazione esterna ed interna; Statistiche relative al personale
• Gestione pratiche infortunio INAIL

SALVI Luciano Area Alunni – Sportello Didattica (T.I 36/36 ore)

• Gestione alunni (iscrizioni, anagrafe, elenchi, tenuta e aggiornamento dei fascicoli e registri obbligatori, trasferimenti/nulla osta, pratiche alunni disabili, attestati e certificazioni varie, diplomi, passaggio informazioni), con utilizzo autonomo del software Argo e Spaggiari
• Informazione e consulenza all’utenza esterna e agli uffici degli Enti Comunali e del Territorio
• Servizio di consulenza e gestione pratiche per mensa scolastica e Referente Commissione Mensa
• Gestione pratiche infortuni con Assicurazione
• Gestione adozione Libri di testo e Cedole LibrarieGestione materiali e documenti per Esame di Stato.
• Gestione dei registri elettronici e supporto di consulenza all’utenza (famiglie) per accreditamento/profilazione e iscrizione
• Gestione delle operazioni relative alle elezioni degli Organi Collegiali e pubblicazione esiti, con nomine correlate